Politika zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, starše ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Osnovno šolo Trbovlje (v nadaljevanju: »šola«) o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja  šola. Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah veljavne zakonodaje na področju osnovnošolskega izobraževanja ter veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani.

Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov je:

1. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Ob vpisu otrok v šolo

Za vpis otroka v šolo potrebujemo naslednje podatke o otroku: ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.) ter sledeče podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčna številka. Te podatke obdelujemo za potrebe izvedbe vpisnega postopka, za izvajanje obveznega osnovnošolskega izobraževanja ter za izvajanje drugih z zakonom določenih nalog. Zbirka podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo in učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših se skladno z veljavno zakonodajo hrani trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

Med potekom izobraževanja

Za obdobje izobraževanja učenca v šoli vodimo podatke o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah. V okviru navedene zbirke vodimo sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.) ter podatke o napredovanju učenca v višji razred, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah. Te podatke obdelujemo za izvajanje obveznega osnovnošolskega izobraževanja in za potrebe izvajanja drugih z zakonom določenih nalog. Zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah se hrani trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

Ob zagotavljanju pomoči oziroma svetovanja

Osebni podatki, ki jih zbira svetovalna služba, se vodijo v osebnih mapah učencev. Svetovalna služba začne voditi osebno mapo učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje tedaj, ko prične voditi postopek nudenja strokovne pomoči učencu. Zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, se zbira v soglasju s starši učencev (soglasje se lahko kadarkoli prekliče), razen v primeru, ko je učenec v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. Zbirka vsebuje sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.), ter sledeče podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonsko številko, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčno številko, podatke o napredovanju učenca v višji razred, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov, podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja, dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami in strokovna mnenja drugih inštitucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic. Te podatke obdelujemo za namen izvajanja pomoči in svetovanja. Zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je privolitev in/ali zakonodaja.

Gibalne sposobnosti in morfološke značilnosti učencev

Podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev vpisujemo v zbirni športnovzgojni karton in osebni športnovzgojni karton. Namen podatkovne zbirke v  športnovzgojnem  kartonu je ugotavljanje trendov sprememb telesnih značilnosti in gibalnih sposobnosti učencev na nacionalni ravni kot strokovna pomoč pri oblikovanju nadaljnje strategije razvoja športne vzgoje na vzgojno-izobraževalnem področju in širše, svetovanje o telesnem in gibalnem razvoju učencev, na podlagi katerega lahko učenci, ki to želijo, sami ali s pomočjo strokovnjakov ocenijo raven svojih gibalnih sposobnosti in telesnih značilnosti, si oblikujejo svoje programe vadbe ter dobijo nasvet o vključevanju v različne športne dejavnosti. Osebni podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev se zbirajo ob predhodni pridobitvi pisnega soglasja staršev. Na podlagi izrecne privolitve staršev se lahko podatki iz športnovzgojnega kartona posredujejo tudi Fakulteti za šport (aplikacija SLOfit). Soglasje velja za celotno obdobje učenčevega šolanja, starši pa ga lahko kadarkoli pisno prekličejo.

Zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev vsebuje sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.) ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju. Zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov sta zakonodaja in privolitev.

Obdelava na osnovi privolitev staršev

Določene osebne podatke bomo obdelovali samo, če nam boste zato podali svojo privolitev (soglasje). Če boste za določen namen podali svojo privolitev, bomo na primer:

•       starše preko telefonske številke in/ali elektronske pošte obveščali o naših dejavnostih;
•       objavljali skupinske in/ali posamične fotografije/posnetke učenca na naši spletni strani;
•       za namene obveščanja staršev, učiteljev, učencev in drugih oseb, ime in priimek učenca objavili na oglasni deski;
•       na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili literarne izdelke in druge dosežke učenca skupaj z njegovim imenom in priimkom;
•       na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili dosežek učenca na tekmovanjih v znanju, športnih, literarnih in drugih tekmovanjih …

Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko kadarkoli prekličete z zahtevkom, poslanim na naš naslov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, bomo hranili do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Podatke, ki jih obdelujemo na podlagi privolitve, lahko izbrišemo tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izvajanje raziskav

Šola lahko obdeluje osebne podatke učencev za znanstvenoraziskovalne, zgodovinskoraziskovalne in statistične namene (v nadaljevanju: raziskovanje), vključno s posebnimi vrstami osebnih podatkov, ne glede na njihov prvotni namen obdelave. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja oziroma je takšna obdelava dovoljena, če posameznik, na katerega se ti podatki nanašajo, ni prepovedal obdelave svojih osebnih podatkov za namen raziskovanja ali prepovedal obdelave svojih osebnih podatkov na določenem raziskovalnem področju, ki vključuje tudi namene raziskave.

Obdelava osebnih podatkov učencev v raziskovalne namene, vključno s posebnimi vrstami osebnih podatkov, je dovoljena tudi organizacijam in posameznikom, ki pri svojem delovanju uporabljajo etična načela in metodologijo s področja raziskovanja ter pravila glede varstva osebnih podatkov. Raziskovalci osebne podatke pridobijo neposredno od šole, pod pogojem da ji predhodno predložijo natančen opis raziskave. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

Osebni podatki, ki so predmet raziskave, se ob zaključku raziskave uničijo ali nepovratno anonimizirajo, razen če drug zakon določa drugače, če je posameznik privolil v nadaljnjo hrambo ali je ta pomembna za izvršitev namena raziskave. Rezultati raziskave se objavijo v anonimizirani obliki ali izjemoma v psevdonimizirani obliki, razen če je posameznik, na katerega se nanašajo podatki, za objavo osebnih podatkov dal pisno privolitev. 

Obveščanje javnosti o dejavnostih šole

Šola sme za namene obveščanja javnosti obdelovati (tudi javno objaviti) osebna imena, nazive, fotografije in videoposnetke učencev in drugih oseb, pridobljene na dogodkih ki jih v okviru svojih nalog, pristojnosti ali dejavnosti organizira šola (npr. prireditev ob obletnici ustanovitve šole). Takšna obdelava je dopustna, če je posameznik ni izrecno prepovedal. Podatki se hranijo do izpolnitve namena obdelave oziroma do posameznikove prepovedi obdelave. Pravna podlaga za obdelavo je zakonodaja. 

2. Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih najamemo, da za nas opravljajo določene obdelave osebnih podatkov. Sodelujemo predvsem z: vzdrževalci infrastrukture, vzdrževalci informacijskih sistemov, ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku ipd. (npr., Google, Arnes, SAOP, IZUM, e Šola, Microsoft, CŠOD ipd.). Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili posredovani vaši in otrokovi osebni podatki.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo

Osebnih podatkov ne iznašamo v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij in določenih drugih ponudnikov informacijskih rešitev, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul , ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil, potrjenih s strani EU.

Avtomatiziranega sprejemanja odločitev kakor tudi oblikovanja profilov ne izvajamo.

3. Piškotki

Naša spletna stran deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki se naložijo takoj, za vse ostale piškotke pa potrebujemo vašo privolitev, ki jo lahko kadarkoli spremenite. Piškotke, ki jih brskalnik shrani, lahko posameznik izbriše.

Piškotke razlikujemo glede na naslednje značilnosti:

1. začasni (in sejni) ali trajni piškotki,
2. lastni piškotki ali piškotki tretjih oseb.

Sejni piškotek je piškotek, ki se samodejno izbriše, ko brskalnik zaprete, medtem ko trajni piškotek ostane shranjen v brskalniku, dokler ne mine določeno obdobje (kar je lahko nekaj minut, dni ali več let).

Lastne piškotke postavi spletišče, ki ste ga obiskali, piškotke tretjih oseb pa postavi zunanja partnerska spletna storitev, ki je v spletišče vključena zaradi želene funkcionalnosti.

Naša spletna stran uporablja naslednje piškotke:

Spletna stran ne uporablja drugih piškotkov oziroma piškotkov tretjih oseb.

4. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov, njihov popravek, izbris ali omejitev obdelave v zvezi z njim. Ima tudi  pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami veljavne zakonodaje.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko uveljavljate z zahtevkom, poslanim na naš naslov. Na vaš zahtevek za vpogled in prepis osebnih podatkov bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v 15 dneh po prejemu zahteve. Na ostale zahtevke (npr. posredovanje izpisa ali kopije osebnih podatkov) bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem boste obveščeni skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljene pravic je za vas brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo. Šola vas bo v odločitvi o zahtevi seznanila tudi z razlogi odločitve in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo.

V primeru dvoma o vaši identiteti lahko od vas zahtevamo dodatne informacije, ki jih potrebujemo za ugotovitev vaše identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko uveljavljate pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled., spletna stran: www.ip-rs.si).

Politika zasebnosti velja od 25. 8. 2025 dalje.

Odgovorna oseba organizacije: Petra Čede, ravnateljica